HR automatizáció kisvállalkozások számára: mennyire lehet működőképes?
Sokan úgy gondolják, hogy az automatizált megoldások használata a nagyvállalatok kiváltságának számít. Ez azonban napjainkban már egyre kevésbé igaz. Most megmutatjuk azt, hogy hogyan, milyen lehetőségek mentén vághatnak bele a kisebb cégek is az ügyfélszolgálati munka automatizálásába, és hogyan lehet az erre irányuló stratégiájuk sikeres.
A technológiai fejlődés a vállalkozások számára tengernyi új lehetőséget kínál napjainkban. Nincs ez másként a humán erőforrások területén sem, ahol az automatizáció egyre nagyobb teret hódít magának. És míg korábban a mesterséges intelligencia és az automatizált algoritmusok használata a nagyvállalatok játékszerének bizonyult, mára a technológia a kisvállalkozások számára is egyre inkább elérhetővé válik.
Mielőtt azonban belevágnánk a munkafolyamatok újragondolásába, fontos feltennünk a kérdést: mennyire lehet működőképes az HR automatizáció egy hazai kisvállalkozás számára? Megéri-e a befektetést az anyagiak és az energia terén egyaránt az új technológiák integrálása? Ebben a cikkben megmutatjuk, mire érdemes odafigyelni annak érdekében, hogy az automatizmus bevezetésével ne vágjuk túlzottan nagy fába a fejszénket.
Milyen előnyöket tartogat az automatizáció?
Az automatizáltság legfőbb előnye a munka hatékony optimalizálhatóságában rejlik. A különböző algoritmusok a munkafolyamatok felgyorsításán és az emberi hibák lehetőségének kiszűrésén segítik a hatékonyság növekedését. Ezek a tényezők különösen fontosak lehetnek azon kisvállalkozások esetében, amelyek korlátozott erőforrásokkal rendelkeznek, így a hatékonyság minden szempontból számít.
Az automatizált HR-rendszerek ma már rengeteg munkafolyamat ellátására részben vagy akár teljes egészében is alkalmazhatók. Segíthetnek a toborzásban és a kiválasztásban, egyszerűbbé tehetik a teljesítményértékelés folyamatát, de a képzések megtervezésében és egyéb területeken is hasznosak lehetnek.
Használatuk lehetővé teszi, hogy bizonyos feladatok elvégzéséhez kevesebb humán erőforrásra legyen szükség, melynek köszönhetően a képzett munkaerő a valóban fontos, komplex emberi beavatkozást igénylő feladatok elvégzésére koncentrálhat. Ez egy korlátozott lehetőségekkel rendelkező kisvállalkozás számára hatalmas produktivitásbeli fejlődést jelenthet, arról nem is beszélve, hogy hosszú távon rengeteg költséget is segít megspórolni.
Az adminisztratív feladatok automatizálása lehetővé teszi, hogy a HR-személyzet több időt szánhasson az olyan stratégiai feladatokra, mint a tehetséggondozás vagy a munkaerő fejlesztése. Ez nagyban hozzájárulhat a vállalat versenyképességének növeléséhez és a hosszú távú sikerek eléréséhez. Sőt, különösen nagy segítség lehet napjainkban, amikor a munkaerőhiány egyre égetőbb kérdésnek számít, és bizonyos feladatok elvégzésére egyre nehezebb megbízható, képzett dolgozókat találni.
Milyen hátrányai lehetnek egy kisvállalkozás számára?
A rengeteg előny mellett fontos tisztában lenni azzal, hogy a hatékony automatizáció sok kihívást is tartogathat, különösen a kisvállalkozások számára. Az elsődleges kihívást egyértelműen a magas beruházási költség jelenti, hiszen az automatizált rendszerek bevezetése és karbantartása sok pénzbe kerülhet. Emellett az alkalmazottak felkészítése, tréningezése és az új technológiák használatában történő támogatása is további költségekkel járhat.
A munkafolyamatok automatizálásának költsége persze több tényezőtől függően változhat. Például a vállalkozás méretétől, az alkalmazott szoftverektől és rendszerektől, valamint az igényektől és elvárásoktól.
De mindenképp gondolnunk kell az olyan kiadásokra, mint:
- az előfizetéses vagy licencdíj alapú szoftverek használata,
- a rendszer testre szabása
- vagy épp az új technológiák integrálása.
A dolgozóknak ezen felül szükség lehet tréningre vagy oktatásra is annak érdekében, hogy hatékonyan tudják kezelni az új, automatizált rendszert. Valamint ne feledkezzünk meg a szoftveres megoldások folyamatos frissítéséről és karbantartásáról sem, ami szintén teljes embert (vagy akár egész szakképzett csapatot) igénylő feladat lehet.
Napjainkban azonban az automatizált megoldások integrálása egyre inkább megfizethetővé válik a kisebb cégek számára is. Az olyan technológiák, melyek két-három éve még sok milliós beruházást igényeltek volna, sokszor már ennek a töredékéért is elérhetők. És ne feledjük azt sem, hogy az innovációk alkalmazása hosszú távon kifizetődő. Hiszen, ha egy vállalkozás nem nyitott az új technológiák alkalmazására, könnyen lemaradhat a piaci versenyben és elpártolhatnak tőle a kuncsaftjai.
És habár az automatizáció különböző eszközei egyre inkább elérhetőek a kisebb cégeknek is, az egyéni igényekre szabott megoldások hiánya továbbra is komoly kihívást jelenthet. Míg ugyanis a nagyvállalatok gyakran rendelkeznek saját fejlesztésű HR-rendszerekkel, a kisvállalkozásoknak kevésbé áll rendelkezésre a szükséges erőforrás a testreszabott megoldások létrehozásához. Emiatt gyakran előfordul, hogy a kisebb cégeknek a munkafolyamataikat olyan módon kell újragondolniuk, hogy képesek legyenek alkalmazkodni az elérhető szoftverek és rendszerek által kínált lehetőségekhez.
Ne feledkezzünk meg tehát arról, hogy az ügyfélszolgálat automatizációja hosszú távon sok időt és erőforrást segíthet megspórolni egy vállalkozásnak. A folyamatok integrálása és a rendszerek hatékony kezelésének elsajátítása azonban időigényes lehet és a tervezett költségvetést is könnyen felboríthatja. Ezek a kiadások azonban hosszabb távon egész biztos, hogy megtérülnek majd, hiszen az új, innovatív technológiák rengeteg lehetőséget kínálnak, és ma már a legkisebb vállalkozást is képesek hatékonyabbá és versenyképesebbé tenni.