Hogyan segíti a HR folyamatok automatizálása egy vállalkozás fejlődését?

A HR folyamatok fontos részét jelentik egy vállalkozás működésének. Megmutatjuk, hogyan járulhat hozzá az automatizálásuk a produktivitás növekedéséhez és a munkával járó költségek csökkentéséhez.

Ma már automatizált megoldások az üzleti élet szinte minden területén jelen vannak, ilyen vagy olyan formában. A repetitív, monoton munkafolyamatokat részben, néha teljes egészében is intelligens algoritmusok végzik, ezáltal egyszerűbbé, hatékonyabbá és produktívabbá téve a mindennapos munkát. Nincs ez másképp a humán erőforrások terén sem, ahol egyre több, a szakemberek feladatait segítő lehetőség válik elérhetővé. 

Most megmutatjuk azt, hogyan járulhat hozzá a HR munkafolyamatok automatizálása egy cég hosszú távú sikeréhez, valamint azt is, hogy miért érdemes már a kisebb vállalkozásoknak is időt, energiát és pénzt fektetniük az új technológiák integrálásába.

Az automatizáció jelentősége a HR területén

Az emberi erőforrások menedzselése az elmúlt időszakban a kis- és nagyvállalkozásokat egyaránt is hatalmas kihívások elé állította. Napjainkban ugyanis, az egyre erősebb munkaerőhiány idején a szakképzett munkaerő toborzása és megtartása is egyre nehezebb feladatnak számít. Az olyan, adminisztratív jellegű feladatok pedig, mint a munkaidő nyilvántartása, az alkalmazottak szabadságának kezelése vagy akár a jelentkezések és interjúk szervezése, rendkívül időigényes folyamatok, melyek sok erőforrást igényelnek. 

Egyes feladatok automatizálása azonban lehetőséget ad arra, hogy ezeket a munkafolyamatokat hatékonyabban, gyorsabban, kevesebb hibával, és természetesen alacsonyabb működési költségekkel végezhessük el. Ráadásul mindezt úgy, hogy új munkaerő toborzására és betanítására sem feltétlenül lesz szükségünk.

Már a kis cégek számára is elérhető

Az automatizmus és a mesterséges intelligencia mindennapi használata még egy évtizeddel ezelőtt is csak távoli álomnak tűnt, főként a kisvállalkozások számára. A felgyorsult fejlődésnek és az egyre nagyobb technológiai áttöréseknek köszönhetően azonban néhány évvel ezelőtt a technológia karnyújtásnyi közelségbe került. Egyre több nagyvállalat kezdett el élni az intelligens algoritmusokban rejlő üzleti lehetőségekkel, mára pedig rengeteg megoldás elérhetővé vált a kisebb vállalkozások számára is. Főként olyan területeken, mint a pénzügy és számvitel vagy épp a humán erőforrások menedzsmentje. 

Az egyik legnagyobb áttörést a felhőalapú szolgáltatások megjelenése hozta el az informatikai infrastruktúra területén. Az ilyen jellegű szolgáltatások lehetővé teszik azt, hogy bizonyos alkalmazásokat és adatokat az interneten keresztül, felhőalapú tárhelyen kezeljünk és tároljunk. Ezáltal nem szükséges saját szerverekre, drága hardverekre vagy szoftverekre beruházni, melynek köszönhetően a kisvállalkozások is könnyen hozzáférhetnek olyan technológiákhoz, amelyek korábban csak a nagyvállalatok számára voltak elérhetőek.

Az egyre szélesebb körű felhasználáshoz természetesen hozzájárul az is, hogy egyes megoldások már a kisvállalkozások pénztárcája számára is megfizethetők. Az olcsóbbá váló hardverek, szoftverek és különféle szolgáltatások lehetővé teszik azt, hogy az alig néhány főt számláló cégek is nagyobb hatékonysággal állhassanak helyt a piaci versenyben. 

Mindezek mellett a fejlesztők és gyártók az új technológiák tervezése során egyre nagyobb figyelmet fordítanak arra, hogy a fejlesztések ne csak könnyen elérhetőek, de egyszerűen, akár hosszabb betanulási időszak nélkül is használhatóak legyenek. 

Hatékony megoldások a munkafolyamatok automatizálására

Az automatizmus számos területen alkalmazható az emberi erőforrások terén. Az egyik leggyakoribb alkalmazási területnek az olyan adminisztratív feladatok automatizálása számít, mint például az alkalmazottak adatainak kezelése, a bérszámfejtés vagy az új munkavállalók toborzásával, felvételével és betanításával kapcsolatos feladatok. Ezeken a területeken az intelligens algoritmusok használata lehetőséget ad arra, hogy a HR csapat tagjai több időt és energiát fordíthassanak az összetettebb feladatok elvégzésére és a stratégiai tervezésre. 

Az automatizálás terén számos megoldás létezik, amelyek segítségével a vállalkozások hatékonyabban működhetnek. Ezek többségével korábbi cikkekben már foglalkoztunk, szóval csak a leggyakoribb és legegyszerűbb megoldásokat szeretnénk említeni.

Ilyenek többek közt a chatbotok és virtuális asszisztensek, melyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy gyorsabban és egyszerűbben léphessenek kapcsolatba a HR osztállyal. Ezek az automatizált rendszerek a gyakori kérdések megválaszolása mellett képesek olyan feladatokat is ellátni, mint például a szabadság igénylések rögzítése, ami rengeteg felesleges adminisztratív munkát képes levenni a HR-es munkatársak válláról.

Rengeteg egyéb eszköz is akad, többek között az olyan onboarding platformok, melyek egyszerűbbé teszik az új munkavállalók toborzását és betanítását, ami máskülönben hosszú és időigényes folyamat lehet. Az ilyen jellegű platformok lehetővé teszik az új munkaerő számára, hogy egyszerűen és gyorsan, online töltsék ki a munkavállalással kapcsolatos, szükséges dokumentumokat, és ugyanezen a felületen megismerkedjenek a vállalat belső szabályzataival, folyamataival, valamint azonnal hozzáférjenek az oktatási anyagokhoz.

Végül, de nem utolsósorban fontos szót ejtenünk a teljesítmény mérésére és értékelésére szolgáló automatizált rendszerekről sem. A hagyományos teljesítményértékelési folyamatok sok időt és erőforrást igényelnek az HR csapattól és az vezetőktől egyaránt. Az automatizált teljesítményértékelési rendszerek azonban lehetővé teszik az értékelési folyamat digitalizálását, beleértve a szükséges űrlapok kitöltését, az értékelők és értékelt közötti kommunikációt és a teljesítménnyel kapcsolatos adatok összegyűjtését és elemzését is.

Növekvő produktivitás, csökkenő költségek

Az automatizáció nemcsak az adminisztratív munkát képes egyszerűbbé tenni a HR osztály dolgozói részére, de közvetett módon a vállalat teljesítményének növekedéséhez is hozzájárul. Ennek legfőbb oka, hogy az automatizált folyamatok gyorsabbak és hatékonyabbak, illetve a nullával teszik egyenlővé a figyelmetlenségből és pontatlanságból adódó hibák lehetőségét. Segítségükkel az alkalmazottak több időt fordíthatnak az üzleti szempontból fontos, komplex feladatok megoldására, az innovációra és a stratégiai fejlesztésre is. 

Emellett bizonyos munkafolyamatok automatizálása segíti a munkával járó kiadások minimalizálását is, hiszen ugyanannyi feladat elvégzéséhez kevesebb erőforrásra van szükség. Ez pedig egyáltalán nem azt jelenti, hogy a HR csapatból bárkinek is el kellene veszítenie a munkáját. Egyszerűen csak azt, hogy a korábban monoton adminisztratív feladatokat ellátó kollégák mostantól komplexebb, izgalmasabb, valódi emberi beavatkozást igénylő feladatokon dolgozhatnak, amíg az algoritmusok elvégzik helyettük a kevésbé vonzó, unalmas, mégis erős koncentrációt igénylő munkákat.