A HR folyamatok hatékony automatizálása: miért van rá szükség és hogyan érdemes nekivágni?

Sok cég még ma is úgy gondolja, hogy a HR folyamatok automatizálása lehetetlen feladat. Most bemutatjuk, hogy ez egyáltalán nem igaz, és hogy hogyan teheti produktívabbá cégünket az, ha bizonyos részfeladatokat intelligens algoritmusokra bízunk.

Sok cég még ma is úgy gondolja, hogy a HR folyamatok automatizálása lehetetlen feladat. Most bemutatjuk, hogy ez egyáltalán nem igaz, és hogy hogyan teheti produktívabbá cégünket az, ha bizonyos részfeladatokat intelligens algoritmusokra bízunk.

A humánerőforrás-feladatok automatizálása sok cég számára jelenthet kihívást. A mesterséges intelligencia és a gépi tanulás módszereit használó szoftverek azonban nagy segítséget jelentenek az ismétlődő, monoton feladatok automatizálásában, a mindennapi munkafolyamatok egyszerűsítésében. 

Az intelligens algoritmusoknak köszönhetően bizonyos feladatok többé nm igényelnek emberi beavatkozást, ilyen módon a rengeteg erőforrás szabadulhat fel, melynek köszönhetően a HR csapatok olyan összetettebb feladatokon dolgozhatnak, mint például a stratégiaalkotás és a döntéshozatal tökéletesítése.

A HR osztály bizonyos feladatainak automatizálása röviden és tömören a következő előnyökkel jár:

• Munkafolyamatok hatékony optimalizálhatósága
• Növekvő produktivitás
• Alacsonyabb működési költségek
• Hibalehetőségek minimálisra csökkenése
• Magasabb munkavállalói elkötelezettség
• Gördülékenyebb kommunikáció és az együttműködés

Mi sem mutatja ezt jobban, mint azok az eredmények, melyek szerint például a hatékony automatizálás 30%-kal is képes lehet csökkentheti a HR osztály adminisztratív költségeit, a munkaadóknak pedig éves szinten akár 49%-kal többet is spórolhat. De önmagáért beszél a Zapier data kutatása is, melyben többek közt arról is olvashatunk, hogy egy átlagos a HR munkatárs a rutinszerű feladatok automatizálásának köszönhetően hetente akár nyolc munkaórát is megtakaríthat.

De mégis, hogyan segít a HR-nek az MI a gyakorlatban?

Amikor a Mesterséges Intelligencia kerül szóba, sokan még napjainkban is a tudományos-fantasztikus filmek szuperintelligens robotjaira gondolnak. Az igazság azonban az, hogy az MI egyáltalán nem a jövő technológiája, hiszen már évek, sőt évtizedek óta velünk van. Az elmúlt hónapokban persze egyre felkapottabbank számít a téma, köszönhetően az olyan fejlesztéseknek, mint a ChatGPT vagy az egyéb, felhasználói input alapján folyamatosan tanuló applikációk.

A HR feladatok esetében azonban egy kissé másképp kell elképzelnünk a mesterséges intelligencia használatát. A hangsúly ugyanis nem azon van, hogy az intelligens robotok átvegyék a feladataikat egyébként jól végző HR-esek munkáját, sokkal inkább azon, hogy a specifikus feladatokra tervezett, működésük során gépi tanulást valamilyen formában integráló algoritmusok (és az ezeken alapuló szoftverek) képesek legyenek levenni a mindennapi munkával járó, felesleges terhet a vállukról.

A HR-feladatok többsége ugyanis dokumentumvezérelt. Ha manuálisan végzik el őket, akkor nemcsak időigényesek, de rengeteg hibalehetőséget is rejtenek magukban. A problémás vagy „elakadt” papírmunka pedig nemcsak komoly fennakadásokkal, de ebből adódóan profitkieséssel és felesleges kiadásokkal is járhat.

Gondoljunk például arra, mennyi időt és energiát vesz igénybe a beérkező önéletrajzok feldolgozása és kezelése vagy épp a jelenléti ívekkel kapcsolatos adminisztráció. Ezen feladatok elvégzése javarészt nem igényel képzettséget, azonban annál nagyobb odafigyelésre és monotonitástűrésre van szükség hozzájuk. 

Amennyiben a munkatársak helyett képesek vagyunk őket mesterségesintelligencia-alapú szoftveres megoldásokra bízni, abban az esetben a dolgozók a felszabaduló energiát és munkaidőt az olyan feladatokba fektethetik, amelyek valóban komplex, emberi gondolkodást és jelenlétet igényelnek. Ilyen feladat lehet például az állásinterjúk gördülékeny, hatékony lebonyolítása.

Milyen feladatok automatizálhatók a HR osztályon?

A mesterséges intelligencia alkalmazása napjainkban egyre általánosabbnak számít, ennek ellenére sokan továbbra sem tudják összeegyeztetni azt, hogy hogyan is lehetne automatizálttá tenni egy alapvetően a humán munkaerő menedzselésével foglalkozó osztály működését. Pedig a válasz rendkívül egyszerű.

A HR osztályon rengeteg olyan ismétlődő adminisztratív jellegű feladat akad, amelyek erős monotonitástűrést, koncentrációt és pontosságot igényelnek. Ilyen többek közt:

• a beérkező önéletrajzok feldolgozása
• a bérszámfejtés 
• a juttatások kezelése 
• a tréningezéssel kapcsolatos információk kezelése
• vagy épp a jelenléti ívek nyilvántartása.

Ezek többsége ma már részben vagy egészében is hatékonyan automatizálható, ami azt jelenti, hogy a mesterséges intelligencia HR területén történő alkalmazása nem a jövő zenéje, hanem nagyon is a jelené. Tökéletesen mutatják ezt például azok az adatok is, amelyek szerint a bizonyos toborzási folyamatok automatizálása a nagy cégek körében éves szinten 316 százalékkal emelkedik. Itt tehát hatalmas számokról beszélünk, ami egyértelműen azt mutatja, hogy a HR területén alkalmazott automatizmus jóval több, mint egyszerű, gyorsan múló divathóbort.

 

Sok cég gondolja még ma is úgy, hogy a munkafolyamatok automatizálása csupán egy lehetőség, amivel nem feltétlenól szükséges élniük. Ez részben igaz, azonban a kérdés nyitott marad: vajon meddig?

Azok a vállalatok, amelyek a hétköznapok során egyre inkább a gépi tanuláson alapuló algoritmusok és egyéb automatizációs megoldások integrálására törekszenek, a fentebb már említett kutatások szerint is lényegesen jobban teljesítenek a versenytársaiknál. Ez pedig azt jelenti, hogy aki lemarad, az kimarad: azok a cégek és vállalkozások, amelyek nem nyitottak az automatizációra, nagy valószínűséggel komoly lemaradást szenvedhetnek a piaci versenyben. 

A mesterséges intelligencia alkalmazása egyre több kaput nyit meg a vállalatok előtt, és mivel az automatizációs technológiák egyre inkább elérhetővé válnak, így a kis- és középvállalkozások számára sem jelenthet túl nagy gondot (és befektetést) az, hogy bizonyos munkafolyamatokat részben vagy egészben algoritmusokra bízzanak. Ezáltal olyan versenyelőnyhöz jutva, amit napjaink piacán a legjobb minőségű termék vagy a legkifogástalanabb szolgáltatás sem jelenthet.

Hogyan kezdhetünk neki a HR folyamatok automatizálásának?

Ha úgy döntünk, hogy az automatizmust és a mesterséges intelligenciát szeretnénk a mindennapi HR-es részeként integrálni, az első és egyben legfontosabb dolog, hogy sosem szabad meggondolatlanul nekivágni a fejlesztésnek. A már megszokott munkafolyamatok újragondolása és átszervezése komoly tervezést kíván, egyrészt technológiai, másrészt pedig emberi oldalról.

Fontos, hogy a stratégia során pontosan átgondoljuk, milyen (rész)feladatokat szeretnénk az automatizmusra bízni, és legfőképp azt, hogy milyen változást szeretnénk elérni ezzel. Csakis ebben az esetben kaphatunk ugyanis tisztán látható, mérhető eredményeket, amelyek megmutatják az újítások erősségeit, gyengepontjait és irányt szabnak a további fejlődésnek.

De legalább ennyire lényeges, hogy a tervezett változásokat megfelelően kommunikáljuk a munkatársakkal. Sokan gondolhatják ugyanis azt, hogy a mesterséges intelligencián alapuló algoritmusok alkalmazásával veszélybe kerülhet a munkájuk, ez pedig ellenséges, negatív környezetet teremthet.

Ha azonban már a fejlesztések bevezetése előtt tisztázzuk, hogy az újfajta megoldások nem a humán munkaerő ellen irányulnak, sokkal inkább a mindennapos munka megkönnyítése és a produktivitás munkaórák megnövelése nélkül történő maximalizálása a cél, abban az esetben sokkal könnyebb dolgunk lesz az automatizáció alapjainak lefektetésével.